Sprawozdanie Zarządu z działalności GK JSW S.A. za 2012 rok

5.3. Opis głównych cech systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych

Jastrzębska Spółka Węglowa S.A. sporządza jednostkowe i skonsolidowane sprawozdania finansowe w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz regulacje wewnętrzne.

W celu zapewnienia prawidłowości, rzetelności i zgodności sprawozdań finansowych z obowiązującymi przepisami prawa oraz generowania danych finansowych o wysokiej jakości, w Jednostce dominującej wykorzystywane są elementy systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem. Zarząd JSW S.A. jest odpowiedzialny za system kontroli wewnętrznej i jego skuteczność w procesie sporządzania sprawozdań finansowych i raportów okresowych przygotowywanych i publikowanych zgodnie z zasadami Rozporządzenia.

W ramach systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem w procesie sporządzania sprawozdań finansowych w JSW S.A. funkcjonuje szereg procedur oraz wewnętrznych regulaminów, których celem jest zapewnienie skutecznej i efektywnej kontroli oraz identyfikacji i eliminowania potencjalnych ryzyk. Obowiązujące w JSW S.A. rozwiązania regulujące proces sporządzania sprawozdań finansowych opierają się w szczególności na:

• Regulaminie Organizacyjnym JSW S.A.,
• Dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
• Polityce i procedurach Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym,
• Regulaminie i procedurach dotyczących wypełniania obowiązków informacyjnych wynikających z ustaw regulujących obrót papierami wartościowymi JSW S.A. na rynku regulowanym oraz aktów wykonawczych do ww. ustaw, w ramach którego określono zakres raportowania oraz zasady i podział odpowiedzialności za sporządzenie sprawozdań finansowych,
• Instrukcji obiegu dokumentów,
• Zakresach obowiązków i uprawnień pracowników.

Nadzór nad przygotowaniem sprawozdań finansowych pełni Zastępca Prezesa Zarządu ds. Ekonomicznych, któremu podlegają służby finansowo-księgowe realizujące zadania w zakresie weryfikacji i ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych oraz generowania danych niezbędnych do sporządzania sprawozdań finansowych. Za sporządzenie pakietów sprawozdawczych do skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej odpowiedzialność ponoszą Zarządy spółek objętych konsolidacją.

Jednostka dominująca stosuje w sposób ciągły spójne zasady księgowe zgodne z MSSF do prezentacji danych finansowych w sprawozdaniach finansowych, raportach okresowych i innych raportach przekazywanych akcjonariuszom. Takie same zasady obowiązują w spółkach tworzących Grupę Kapitałową, dla których JSW S.A. jest Jednostką dominującą.

Zakres ujawnianych danych wynika z obowiązków informacyjnych określonych przez MSSF. Na bieżąco prowadzony jest monitoring zmian MSSF celem aktualizacji zakresu ujawnień zawartych w sprawozdaniach finansowych. Dane ujawniane w publikowanych raportach okresowych wynikają z ewidencji księgowej JSW S.A. oraz dodatkowych informacji przekazywanych przez poszczególne komórki organizacyjne JSW S.A. Natomiast spółki Grupy Kapitałowej przekazują wymagane dane w formie pakietów sprawozdawczych w celu sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego.

Przyjęta przez JSW S.A. Dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oparta na MSSF, obowiązuje podmioty Grupy głównie w zakresie przygotowywania pakietów konsolidacyjnych, na potrzeby sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Spółki Grupy sporządzają sprawozdania jednostkowe według MSSF.

Rzetelność sprawozdania finansowego zapewniają dane wynikające z ksiąg rachunkowych, które zawierają zapisy wprowadzone na podstawie właściwej dokumentacji źródłowej, przy zastosowaniu najnowocześniejszej technologii informatycznej służącej do rejestracji, przetwarzania i prezentacji danych ekonomiczno-finansowych. Modułowa struktura systemu zapewnia przejrzysty podział obszarów i kompetencji, spójność zapisów operacji w księgach rachunkowych oraz kontrolę pomiędzy księgami. Dostęp do danych w różnych przekrojach i układach osiągalny jest poprzez rozbudowany system raportowy. JSW S.A. na bieżąco aktualizuje system informatyczny do zmieniających się zasad rachunkowości lub innych norm prawnych, na co pozwala wysoka elastyczność funkcjonalności w ramach poszczególnych modułów systemu. Przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego następuje przy wykorzystaniu specjalistycznych narzędzi informatycznych. Funkcjonujące w JSW S.A. rozwiązania informatyczne zabezpieczają kontrolę dostępu do systemu finansowo-księgowego oraz zapewniają należytą ochronę i archiwizację ksiąg rachunkowych. Bezpieczeństwo eksploatacji systemu informatycznego zapewnia odpowiednia struktura uprawnień. Kontrola dostępu prowadzona jest na każdym etapie sporządzania sprawozdania finansowego, począwszy od wprowadzania danych źródłowych, poprzez przetwarzanie danych, aż do generowania informacji wyjściowych.

Rada Nadzorcza dokonuje oceny jednostkowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego oraz powołuje Komitet Audytu będący organem doradczym i opiniotwórczym działającym kolegialnie w ramach struktury Rady Nadzorczej. Komitet Audytu działa w oparciu o Regulamin Komitetu Audytu Rady Nadzorczej Jastrzębskiej Spółki Węglowej S.A. Opis działania Komitetu Audytu przedstawiony został w Punkcie 5.11 niniejszego oświadczenia. Głównym celem działania Komitetu Audytu jest wspomaganie Rady Nadzorczej w sprawowaniu nadzoru finansowego oraz dostarczanie Radzie Nadzorczej miarodajnych informacji i opinii pozwalających sprawnie podjąć właściwe decyzje w zakresie sprawozdawczości finansowej, kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem, a także zapewnienie niezależności i obiektywizmu podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych.

Ponadto, na mocy art. 4a Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, do obowiązków Zarządu i Rady Nadzorczej należy zapewnienie, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania określone prawem.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami JSW S.A. poddaje swoje sprawozdania finansowe przeglądowi oraz badaniu przez niezależnego biegłego rewidenta. Wyboru biegłego rewidenta dokonuje Rada Nadzorcza JSW S.A. spośród renomowanych firm audytorskich, w oparciu o rekomendacje Komitetu Audytu. W ramach prac audytowych biegły rewident dokonuje niezależnej oceny rzetelności i prawidłowości jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz potwierdzenia skuteczności systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem.

Zasadniczym elementem zarządzania ryzykiem w odniesieniu do procesu sporządzania sprawozdań finansowych jest badanie funkcjonowania mechanizmów kontrolnych oraz występowania ryzyk w działalności JSW S.A. Realizując te zadania audyt wewnętrzny będzie wspierał Komitet Audytu przeprowadzając odpowiednie prace sprawdzające skuteczność kontroli i efektywność procesów. W 2012 roku kontynuowana była współpraca audytu wewnętrznego z Komitetem Audytu. Audyt wewnętrzny funkcjonuje w oparciu o zatwierdzony przez Zarząd JSW S.A. Regulamin Kontroli Wewnętrznej i Audytu JSW S.A.

Funkcjonujący w JSW S.A. system kontroli wewnętrznej obejmuje swoim zakresem wszystkie procesy zachodzące w JSW S.A., w tym obszary mające bezpośredni lub pośredni wpływ na prawidłowość sporządzania sprawozdań finansowych.

W 2012 roku Emitent podjął szereg działań mających na celu modyfikację i rozwój funkcjonującego w JSW S.A. Systemu Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym, których efektem jest przyjęta do stosowania Polityka i Procedury Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym opracowane na podstawie rozwiązań systemowych ERM (systemu zarządzania ryzykiem) opartych na praktykach systemów COSO, FERMA oraz ISO. Ponadto w strukturze organizacyjnej JSW S.A. został powołany Pełnomocnik ds. Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym, który analizuje obowiązujące mechanizmy kontrolne ograniczające ryzyko i przedstawia rekomendacje dotyczące reakcji na ryzyko. Celem zarządzania ryzykiem korporacyjnym jest:

• identyfikacja potencjalnych zdarzeń mogących wywrzeć negatywny wpływ na JSW S.A.,
• utrzymywanie ryzyka w ustalonych granicach oraz
• rozsądne zapewnienie realizacji celów biznesowych.

Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez identyfikację i ocenę obszarów ryzyk z jednoczesnym podejmowaniem i definiowaniem działań zmierzających do ich minimalizacji lub całkowitego wyeliminowania w następujących obszarach:

• Organizacja i zarządzanie;
• Strategia i jej realizacja;
• Działalność operacyjna;
• Funkcje wsparcia;
• Otoczenie.

Dokonana w tym zakresie ocena skuteczności m.in. pod względem wiarygodności i spójności danych finansowych wspiera proces sporządzania sprawozdań finansowych wymaganych przepisami prawa oraz sprawozdań zarządczych. Ponadto, w JSW S.A. utrzymywany jest obowiązek samokontroli pracowników i kontroli funkcjonalnej sprawowanej przez wszystkie szczeble kierownicze.

Przyjęte zasady postępowania dotyczące sporządzania sprawozdania finansowego mają zapewnić zgodność z wymogami prawa i stanem faktycznym oraz odpowiednio wczesne identyfikowanie i eliminowanie potencjalnych ryzyk, aby nie wpływały one na rzetelność i prawidłowość prezentowanych danych finansowych.

Spółki zależne Grupy Kapitałowej rejestrują, przetwarzają i prezentują dane ekonomiczno-finansowe w oparciu o własne procedury identyfikacji, ewidencji i kontroli operacji gospodarczych. Podmioty te prowadzą księgi rachunkowe w zintegrowanych systemach informatycznych, których dokumentacja podlega okresowej weryfikacji i aktualizacji. Spółki wdrażają własne rozwiązania organizacyjne mające zapewnić właściwe użytkowanie i ochronę systemów oraz zabezpieczenie dostępu do danych poprzez opracowanie wewnętrznej polityki i regulaminów dostępu, nadawania uprawnień, kontroli. W odniesieniu do systemów kontroli i oceny ryzyk wynikających z działalności, spółki przyjmują własne procedury wewnętrzne, w zależności od skali działalności i potrzeb Zarządu. Działania kontrolne mają bezpośredni lub pośredni wpływ na prawidłowość sprawozdań finansowych.

Spółki Grupy Kapitałowej posiadają Zarządy i Rady Nadzorcze, które zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości odpowiadają za zapewnienie zgodności sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności spółki z przepisami prawa.