Nowy system przede wszystkim eliminuje szereg wad, jakie ma klasyczny obieg dokumentów w wersji papierowej. Zapewni sprawny, precyzyjny, bezpieczny i bardziej zorganizowany obieg informacji, co dla Spółki oznacza oszczędność czasu i pieniędzy. – Wprowadzenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów to poważne wyzwanie logistyczne i organizacyjne, ale dla nas jest priorytetem gdyż musimy realnie kontrolować główne procesy decyzyjne i skracać czas przygotowania niezbędnych dokumentów, między innymi przetargowych, od momentu podjęcia decyzji o realizacji konkretnych działań inwestycyjnych – mówi Artur Dyczko, zastępca prezesa zarządu JSW ds. Strategii i Rozwoju.
Spółka z Grupy Kapitałowej JSW – JSW IT Systems – pomyślnie zakończyła już testowanie wersji pilotażowej. Teraz rozpoczęto prace związane z wprowadzaniem systemu w Jastrzębskiej Spółce Węglowej. Zadanie to zlecono firmie Capgemini Polska, która tego typu projekty realizowała także dla innych polskich spółek, na przykład Tauron PE czy Energa. Docelowo, JSW IT Systems przejmie nie tylko pełną kontrolę nad elektronicznym obiegiem dokumentów, ale zyska możliwość jego modelowania w zależności od bieżących potrzeb JSW. Wprowadzanie systemu podzielono na kilka etapów. Pierwszy, którego realizacja już się rozpoczęła, dotyczy procesu obsługi dokumentów inwestycyjnych, kolejny przeznaczony jest dla Zarządu i Rady Nadzorczej JSW oraz kancelarii, następnie archiwum i wymiana dokumentów pomiędzy spółkami Grupy Kapitałowej. Plan wdrożenia systemu obejmuje także szkolenia i pełne wsparcie dla każdego pracownika. – Podnoszenie kwalifikacji jest stałym elementem pracy w JSW. Pieniądze, jakie wydajemy na szkolenia pracownicze, zawsze były jedną z najlepszych inwestycji Spółki – podkreślił Radosław Załoziński, zastępca prezesa zarządu JSW ds. Ekonomicznych JSW.
Elektroniczny Obieg Dokumentów skróci czas związany z obiegiem dokumentów i umożliwi szybsze podejmowanie decyzji, co jest bardzo ważne np. podczas realizacji zakupów. Nowy system ma jeszcze jeden istotny walor – ekologiczny. Wyeliminuje bowiem z codziennego użycia tysiące kartek papieru i będzie w przyszłości podstawą do wyeliminowania obiegu dokumentów papierowych. To równocześnie jedno z największych przedsięwzięć z zakresu IT realizowanych w Jastrzębskiej Spółce Węglowej.
